举办青岛公司年会首先要将此次活动的核心议题合理地安排到会议议程当中。主会场、舞台及背景搭建、节目选择、餐标及菜单、房间、接送机、会后旅游这七项是在这一环节最须留意的地方。接下来就是重要的确认实施细节了。
首先，要创建一个工作进度表，这是提高效率、保障活动顺利进行的有效手段。工作表的内容要包括以下几个方面：

1、 邀请的贵宾及确认其成行；

2、 舞台设计、场地搭建、灯光音响布置的完成；

3、 文书工作、会议资料的准备；

4、 房间分配表；

5、 用餐（餐标、菜单、主桌、台卡）；

6、 交通安排；

7、 各项工作的负责人及联络方式；

8、 支付各项定金的时间表；

9、 表演者的邀请及确认；

10、 礼品、胸花、指示牌、胸卡；

11、 会务照片及录像资料的制作和赠送。